Wartungsverträge

Um regelmäßig erbrachte Leistungen zu erfassen, werden häufig Wartungsverträge genutzt. Ein Wartungsvertrag bietet Ihnen die Möglichkeit, die Leistungen wiederkehrend in einem festgelegten Abrechnungszeitraum abzurechnen.

In SelectLine können Sie Wartungsverträge anlegen, die Laufzeit und den Abrechnungszeitraum individuell bestimmen und Belege, die automatisch generiert werden und einfach abrufbar sind, für fällige Verträge erstellen.

Wartungsvertrag anlegen

Unter dem Menüpunkt Belege ist der Beleg Wartungsvertrag zufinden. Öffnen Sie den Beleg um einen Wartungsvertrag anzulegen bzw. zu bearbeiten.

 Legen Sie einen neuen Wartungsvertrag an, indem sie auf das Symbol      klicken.

Wählen Sie den Kunden aus, für den Sie den Wartungsvertrag anlegen möchten.

In der Detailansicht haben Sie am linken Rand ein Menü zur Verfügung. Hier können Sie Einstellungen für den Wartungsvertrag vornehmen. Alle Einstellungen, die Sie hier vornehmen, gelten nur für den Wartungsvertrag. Die Stammdaten bleiben unverändert.

Adresse             

Adressdaten des Kunden. Hier können außerdem Bezugszeichen angegeben werden.

Preis                    

Angaben zum Preis, z.B. welche Preisgruppe oder Rabattgruppe dem Kunden zugeordnet ist. Sie können hier auch eine Rundungsregel für die Belegpositionen (Rundung Belegpositionen) und für die Gesamtsumme des Belegs (Rundung Beleg) festlegen, d.h. wie viele Nachkommastellen auf dem Beleg angegeben werden sollen.

Optionen           

Angaben zu Zahlungs- und Lieferbedingungen sowie Intrastat. Falls Sie Pakete im Rahmen des Wartungsauftrags verschicken, können Sie diese hier mit Paketnummer und Gewicht vermerken.

Text                      

Texte im Briefkopf und in der Fußzeile können ergänzt werden. Sie können auch andere Angaben hinzufügen, wie z.B. Kostenstelle/-träger, Standort oder Lager.

Vertrag               

Wiederholungszyklus: Geben Sie hier die Fälligkeitsabstände an. Die Fälligkeitsabstände können Sie in Tagen, Wochen, Monaten oder Jahren angeben. Wenn Sie Wochen auswählen, erscheint der Schalter Optionen: keine. Hier können Sie einen oder mehrere Wochentage festlegen und Feiertage ausschließen.

Gesamt: Wie viele Zyklen, und damit Belege, es insgesamt geben soll. Wenn der Vertrag bis auf Widerruf gelten sollte, können Sie hier z.B. “999“ eingeben.

Erledigt: Die erledigten Zyklen werden hier automatisch gezählt, mit Erstellung eines fälligen Belegs. Im Normalfall sollten Sie die Zahl nicht manuell verändern (Ausnahme: Löschen eines erstellten Belegs und vorzeitige Beendigung des Vertrags)

       Starttermin: Wann beginnt der Wartungsvertrag?

Der Starttermin zählt als erster Fälligkeitstermin. Mit Erstellung des ersten Belegs wird in Erledigt automatisch „1“ eingetragen.

Nächster Termin: Wann beginnt der nächste Abrechnungszeitraum? Das Datum wird automatisch angepasst.

Der Vertrag ist erledigt, sobald Erledigt = Gesamt. In Nächster Termin wird kein Datum mehr angezeigt. Sollte Sie einen Vertrag vorzeitig beenden wollen, geben Sie in Erledigt manuell die gleiche Zahl ein wie in Gesamt. Damit wird der nächste Termin gelöscht. Der Vertrag gilt so als beendet.

Positionen       

Im Menü unter Positionen können Sie Artikel suchen und auswählen, die Sie in den Wartungsvertrag übernehmen wollen. Sie können die Artikel über die Suchfunktion auswählen und Angaben hinzufügen bzw. ändern.

Mit Speichern-Artikel wird der Artikel zur Positionsliste hinzugefügt. Falls Sie den Artikel doch nicht hinzufügen möchten, können Sie ihn Verwerfen.

Haben Sie den Artikel schon zur Positionsliste hinzugefügt, wollen ihn aber wieder entfernen, dann beachten Sie, dass sie die richtige Zeile markiert haben und klicken Sie auf Löschen.

Wenn Sie alles erledigt haben, vergessen Sie nicht mit Symbol    zu speichern.

Wartungsbeleg anlegen

Unter dem Punkt Belege finden sie neben dem Wartungsvertrag den Punkt Vorschlaglisten. Fällige Belege und Wartungsverträge werden hier automatisch angezeigt. Wenn Sie auf das Symbol klicken, wählen Sie Wartungsbelege.

Unter Wartungsbelege können Sie verschiedene Wartungsbelege erstellen, z.B. eine Rechnung. In der Übersicht werden Ihnen fällige Belege angezeigt. Im Feld Stichtag erscheint automatisch das heutige Datum. Wollen Sie die fälligen Belege für ein anderes Datum sehen, können Sie es entsprechend ändern.

Um einen Zielbeleg zu generieren, klicken Sie auf den Schalter  . Um die betreffenden Belege auszuwählen, setzen Sie vorher per Klick einen Haken in die entsprechende Zeile(n).

Wählen Sie aus, in welche Art von Beleg Sie die Informationen übernehmen wollen.

Belegsperre:     

In den Kunden-Stammdaten können Sie für Kunden eine Belegsperre einstellen. In der Übersicht der Wartungsbelege können Sie auswählen, ob Sie die Belege für beleggesperrte Kunden anzeigen lassen wollen. Setzen Sie einen Haken in Belegsperre beachten, um die Belege der beleggesperrten Kunden nicht anzeigen zu lassen.

Nach dem Auswählen eines Zielbelegs öffnet sich das Fenster Übernahmeoptionen. Klicken Sie auf OK um fortzufahren oder nehmen Sie Änderungen vor, z.B. Belegdatum oder Liefertermin ändern. Wenn Sie den Haken aus Nur erste Belegnummer abfragen entfernen, werden gleichzeitig alle Belege erstellt, die mit einem Haken versehen sind.

Wenn Sie Ok klicken, wird Ihnen eine Belegnummer vorgeschlagen, die Sie ändern oder belassen können.

Mit Klick auf Ok wurde der Beleg erstellt und wird automatisch aus der Vorschlagliste entfernt.

Alle Belege, die zu einem Wartungsvertrag erstellt wurden, finden Sie in der Detailansicht des Wartungsvertrags unter dem Menüpunkt Vertrag. Hier können Sie die Belege ausdrucken, per E-Mail versenden, als Datei speichern oder anzeigen lassen. 

Wenn Sie im Feld Datensatz anlegen auf Abbrechen klicken, erscheint eine Fehlermeldung.

Der Beleg wird nicht erstellt und der Vertrag bzw. Beleg ist weiterhin fällig und erscheint in der Vorschlagsliste. Der Zyklus wird nicht als Erledigt eingetragen.

Wenn Sie einen Beleg erstellt haben, gilt der Zyklus als erledigt. Demzufolge wird im Feld Erledigt die Zahl automatisch erhöht und der nächste Fälligkeitstermin wird in nächster Termin automatisch eingetragen.

Sollten Sie einen bereits erstellten Beleg löschen, bleibt diese Umstellung erhalten. Sie müssen Erledigt manuell korrigieren, sodass der Beleg wieder in der Vorschlagliste erscheint.

Auswertungen

Unter Auswertungen/Belege/Wartungsverträge können Sie sich zu den Wartungsverträgen verschiedene Übersichten und Auswertungen ausgeben lassen: Fällige Verträge, Erstellte Verträge, Status, Umsatzvorschau.

Wenn Sie eine Option wählen, können Sie in folgender Maske die Anfrage nach Wunsch filtern und sortieren.