Belegkette bis zur Rechnung
Die Belegkette ist in vielen Betrieben reine Klickarbeit: Auftrag heraussuchen, übergeben, Lieferschein prüfen, übergeben, Rechnung drucken, verschicken. Genau das lässt sich vollständig automatisieren.
Auslöser
Section titled “Auslöser”Zwei gängige Varianten:
- Zeitplan — z. B. jeden Werktag um 18 Uhr alle abgeschlossenen Aufträge fakturieren.
- Statuswechsel — sobald ein Auftrag als kommissioniert markiert ist. Da SelectLine nicht von sich aus meldet, wird dafür in kurzen Abständen nachgesehen.
Ablauf
Section titled “Ablauf”1. Fällige Belege ermitteln
Section titled “1. Fällige Belege ermitteln”Belege → Belege abrufen, eingegrenzt über die Zusätzlichen Felder auf Belegtyp (Auftrag) und Belegstatus.
Genau hier entscheidet sich, ob der Ablauf beherrschbar bleibt: Je genauer der Filter, desto weniger Überraschungen. Beginnen Sie mit einer engen Eingrenzung und weiten Sie sie aus, wenn das Ergebnis stimmt. Siehe Listen, Filter und Sortierung.
2. Beleg übergeben
Section titled “2. Beleg übergeben”Belege → Beleg übergeben erzeugt aus dem Auftrag den Folgebeleg — den Lieferschein. Dieselbe Operation führt anschließend vom Lieferschein zur Rechnung.
Für zwei Stufen hängen Sie die Operation zweimal hintereinander: Der Belegschlüssel des Ergebnisses ist die Eingabe des nächsten Schritts.
3. Status nachziehen
Section titled “3. Status nachziehen”Belege → Belegstatus aktualisieren markiert den Ursprungsbeleg als erledigt, damit er beim nächsten Durchlauf nicht erneut auftaucht.
4. Rechnung erzeugen und versenden
Section titled “4. Rechnung erzeugen und versenden”Belege → Beleg-PDF erzeugen liefert die Rechnung als Binärdatei, die direkt an eine E-Mail-Node geht.
Wird eine E-Rechnung benötigt (ZUGFeRD, XRechnung), liefert Belege → E-Rechnung erzeugen das passende Format.
5. Ergebnis protokollieren
Section titled “5. Ergebnis protokollieren”Zum Schluss eine Zeile je Vorgang in eine Tabelle oder eine Sammelnachricht an die Buchhaltung: Welche Belege wurden erzeugt, welche sind gescheitert.
Nutzen
Section titled “Nutzen”- Die Faktura läuft ohne manuelle Klicks — schnellerer Rechnungsausgang, schnellerer Zahlungseingang.
- Keine Belege bleiben liegen, weil jemand im Urlaub war.
- Der Versand erfolgt einheitlich, mit demselben Text und demselben Format.
Worauf zu achten ist
Section titled “Worauf zu achten ist”Mit einem einzigen Beleg testen. Setzen Sie im Test Einträge auf 1, damit der erste
Lauf höchstens einen Beleg anfasst.
Reihenfolge und Vollständigkeit. Prüfen Sie, ob wirklich alle Voraussetzungen für die Übergabe erfüllt sind — fehlende Lagerbestände oder gesperrte Kunden führen sonst zu Abbrüchen mitten in der Kette.
Teilausfälle einplanen. Ein Beleg, der nicht übergeben werden kann, darf die übrigen 199 nicht aufhalten: On Error auf Continue using error output setzen und die Fehlerfälle melden.
Zeitfenster bedenken. Ein Lauf um 18 Uhr trifft möglicherweise auf Belege, an denen gerade noch gearbeitet wird. Ein Status, der „fertig“ eindeutig kennzeichnet, ist verlässlicher als eine Uhrzeit.
Sinnvolle Erweiterungen
Section titled “Sinnvolle Erweiterungen”- Versanddienstleister anbinden: Aus dem Lieferschein heraus das Versandlabel erzeugen und die Sendungsnummer am Beleg vermerken.
- Zahlungseingang überwachen: Anschließend das Mahnwesen automatisieren.
- Sammelrechnung: Mehrere Lieferscheine eines Kunden zu einer Rechnung bündeln.