Offene Posten und Mahnwesen
Zahlungserinnerungen sind unangenehm, aufwendig — und werden deshalb gern aufgeschoben. Automatisiert laufen sie stetig und gleichmäßig, ohne dass jemand die Rolle des Mahners übernehmen muss.
Auslöser
Section titled “Auslöser”Ein Zeitplan, üblicherweise ein- bis zweimal pro Woche zu einer festen Uhrzeit.
Ein täglicher Lauf ist selten sinnvoll: Zahlungen brauchen Zeit für die Verbuchung, und niemand soll eine Erinnerung für eine bereits bezahlte Rechnung bekommen.
Ablauf
Section titled “Ablauf”1. Offene Posten abrufen
Section titled “1. Offene Posten abrufen”Buchhaltung → Gibt alle Offenen Posten aus liefert alle unbezahlten Rechnungen.
2. Überfällige herausfiltern
Section titled “2. Überfällige herausfiltern”Eine Filter-Node behält nur, was tatsächlich fällig ist — etwa alles, dessen Fälligkeitsdatum mehr als 14 Tage zurückliegt.
Hier gehört auch die Ausnahmeliste hin: Kunden mit Ratenzahlung, laufender Reklamation oder Zahlungsziel-Sonderabsprache dürfen keine Erinnerung bekommen.
3. Nach Kunde gruppieren
Section titled “3. Nach Kunde gruppieren”Ein Kunde mit fünf offenen Rechnungen soll eine Nachricht bekommen, nicht fünf. Eine n8n-Aggregate-Node fasst die Posten je Kundennummer zusammen.
Dieser Schritt entscheidet darüber, ob die Automatisierung als hilfreich oder als aufdringlich wahrgenommen wird.
4. Kontaktdaten ergänzen
Section titled “4. Kontaktdaten ergänzen”Kunden → Kunde anhand KNr auslesen liefert die Ansprechpartner und die E-Mail-Adresse für den Versand.
5. Erinnerung versenden
Section titled “5. Erinnerung versenden”Eine E-Mail-Node verschickt die Nachricht mit der Aufstellung der offenen Posten.
Existiert bereits eine Mahnung in SelectLine, lässt sich das offizielle Dokument mitschicken: Mahnungen → Erzeugt ein PDF zu einer Mahnung liefert es als Binärdatei.
6. Buchhaltung informieren
Section titled “6. Buchhaltung informieren”Zum Abschluss eine Übersicht an die Buchhaltung: wer wurde angeschrieben, welche Summe steht insgesamt aus, welche Fälle wurden übersprungen.
Nutzen
Section titled “Nutzen”- Gleichmäßiger Zahlungseingang, weil Erinnerungen verlässlich rausgehen.
- Weniger unangenehme Gespräche — die Erinnerung ist sachlich und kommt automatisch.
- Die Buchhaltung hat ohne Nachfragen einen Überblick über die Außenstände.
Worauf zu achten ist
Section titled “Worauf zu achten ist”Ausnahmen sauber pflegen. Eine Erinnerung an einen Kunden, der gerade reklamiert oder längst bezahlt hat, richtet mehr Schaden an als der eingesparte Aufwand wert ist. Die Ausnahmeliste gehört an eine Stelle, die die Buchhaltung selbst pflegen kann — etwa eine Tabelle.
Zahlungen zuerst verbuchen. Der Mahnlauf sollte nach dem Einlesen der Bankauszüge laufen, nicht davor. Sonst wird gemahnt, was bereits auf dem Konto liegt.
Tonfall und Eskalation. Erste Erinnerung freundlich, spätere Stufen deutlicher — aber die letzte Stufe vor rechtlichen Schritten sollte ein Mensch freigeben.
Sinnvolle Erweiterungen
Section titled “Sinnvolle Erweiterungen”- Bankauszug automatisch einlesen: Buchhaltung → Liest eine camt.053-Zip-Datei oder eine camt.053-XML-Datei verbucht Zahlungseingänge, bevor gemahnt wird.
- Frühwarnung: Eine freundliche Erinnerung vor Fälligkeit senkt die Zahl der Mahnungen spürbar.
- Kreditlimit überwachen: Bei überschrittenem Limit den Vertrieb informieren, bevor der nächste Auftrag angenommen wird.