Shop-Bestellung wird zum Auftrag
Der klassische Einstieg in die Automatisierung: Bestellungen aus dem Onlineshop oder einem Webformular werden nicht mehr abgetippt, sondern erscheinen von selbst als Auftrag in SelectLine.
Auslöser
Section titled “Auslöser”Eine neue Bestellung im Shop (Shopify, WooCommerce, Shopware …) oder ein abgeschicktes Webformular. Technisch: ein Webhook oder der jeweilige Shop-Trigger in n8n.
Ablauf
Section titled “Ablauf”1. Bestellung entgegennehmen
Section titled “1. Bestellung entgegennehmen”Der Trigger liefert die Bestelldaten: Kunde, Rechnungs- und Lieferadresse, Positionen.
2. Kunden suchen
Section titled “2. Kunden suchen”Kunden → Kunden auslesen, gefiltert über die E-Mail-Adresse oder die Kundennummer aus dem Shop.
Der entscheidende Schritt gegen Dubletten: Erst suchen, dann entscheiden.
3. Verzweigen: gibt es den Kunden?
Section titled “3. Verzweigen: gibt es den Kunden?”Eine If-Node prüft, ob die Suche etwas gefunden hat.
- Ja → Kundennummer merken, weiter bei Schritt 4.
- Nein → Kunden → Kunden Erstellen mit den Daten aus der Bestellung. Die neue Kundennummer kommt in der Antwort zurück.
4. Auftrag anlegen
Section titled “4. Auftrag anlegen”Belege → Beleg anlegen mit dem passenden Belegtyp (Auftrag) und der Kundennummer. Zurück kommt der Belegschlüssel — den brauchen alle folgenden Schritte.
5. Positionen hinzufügen
Section titled “5. Positionen hinzufügen”Für jede Bestellzeile: Belege → Belegposition vom Typ Artikel erstellen, mit Belegschlüssel, Artikelnummer und Menge.
Da die Node jedes Item einzeln verarbeitet, genügt es, die Bestellzeilen als Items weiterzureichen — eine Schleife bauen Sie nicht selbst.
Versandkosten kommen als eigene Position dazu: Belege → Belegposition vom Typ Versandartikel erstellen.
6. Auftragsbestätigung erzeugen und versenden
Section titled “6. Auftragsbestätigung erzeugen und versenden”Belege → Beleg-PDF erzeugen liefert das PDF als Binärdatei. Es lässt sich direkt an eine E-Mail-Node hängen und an den Kunden schicken.
Nutzen
Section titled “Nutzen”- Bestellungen sind sekundenschnell im ERP, nicht erst am nächsten Werktag.
- Keine Tippfehler bei Adressen, Artikelnummern oder Mengen.
- Der Kunde bekommt die Bestätigung sofort — ohne dass jemand etwas tun muss.
- Die Kundenanlage passiert nebenbei und immer nach denselben Regeln.
Worauf zu achten ist
Section titled “Worauf zu achten ist”Artikelnummern müssen zusammenpassen. Der Shop muss dieselben Artikelnummern liefern wie SelectLine. Weichen sie ab, brauchen Sie eine Zuordnung — etwa über ein Zusatzfeld am Artikel oder eine Tabelle in n8n.
Belegtyp vorher klären. Welcher Belegtyp der richtige ist, hängt von Ihrer SelectLine-Einrichtung ab. Die verfügbaren Typen listet Belegtypen → Belegtypen abrufen.
Die Reihenfolge zählt. Der Beleg muss existieren, bevor Positionen hinzukommen. Der Belegschlüssel aus Schritt 4 ist die Klammer um alles Weitere.
Fehler sichtbar machen. Setzen Sie On Error auf Continue using error output und schreiben Sie gescheiterte Bestellungen in eine Tabelle oder eine Benachrichtigung. Eine verlorene Bestellung merkt sonst niemand. Siehe Fehler und Wiederholungen.
Sinnvolle Erweiterungen
Section titled “Sinnvolle Erweiterungen”- Bonitätsprüfung: Vor dem Anlegen das Kreditlimit prüfen und den Auftrag bei Überschreitung nur melden statt anlegen.
- Lagerprüfung: Über Artikel → Liest die Bestände eines Artikels vorab feststellen, ob lieferbar — und den Kunden andernfalls informieren.
- Weiterverarbeitung: Direkt anschließen lässt sich die Belegkette bis zur Rechnung.